Smart working e le nuove sfide globali costringono le aziende a trasformarsi modificando la propria struttura, i propri processi, i propri team e i propri spazi per realizzare un sistema di lavoro più agile e flessibile, capace di rispondere alle tendenze attuali, sfruttando le opportunità che la tecnologia offre e valorizzando la creatività e il benessere del team, facendo emergere un nuovo modo di lavorare.

Sono anni che lo smart working oltre oceano viene utilizzato, dove nel vecchio continente sembra adesso una novità avveniristica che possa portare giovamento alle produzioni ed alle aziende in momenti in cui non è possibile utilizzare gli uffici anche per evitare sovraffollamento ed abbassarne i costi di gestione.

Alcuni tecnici informatici della SHADOIT CONSULTANCY GROUP LTD di Malta, già quindici anni fa, quando non era in progetto la fondazione della holding, iniziarono a suggerire l’utilizzo di piattaforme informatiche remote che dessero la possibilità al personale amministrativo di poter utilizzare il lavoro agile o smart working.

Purtroppo il modo di pensare dei manager ed amministratori delle varie aziende europee, miopi davanti al fatto di non poter controllare il personale remoto poneva un’ostacolo insormontabile a questa tecnologia già forte di tutte quelle caratteristiche che ne avrebbero in seguito determinato una scelta obbligata.

Lo smart working consente ad un imprenditore piccolo, medio e grande, di abbassare i costi del lavoro non intaccando ciò che è il costo vero e proprio del personale in quanto il valore di una busta paga rimane invariato, ma abbassa i costi di gestione della manutenzione degli uffici, del costo delle apparecchiature (personal computer) e del personale tecnico che deve periodicamente intervenire, dell’affitto dei locali, dove l’azienda può essere ridimensionata notevolmente dando anche il vantaggio consentito dall’archiviazione elettronica e centralizzazione dei dati grazie a servizi come l’ Owncloud dati centralizzati.

Con l’incremento ingegneristico e le nuove scoperte tecnologiche che al giorno d’oggi hanno determinato il potenziamento di quelli che un tempo venivano definiti server hardware, si sono evolute anche le tecnologie di virtualizzazione che hanno dato la possibilità a molte imprese di poter consentire al proprio personale di operare in maniera centralizzata lavorando direttamente su computer in remoto con macchine locali di vetusta ma perfetta funzionalità, sfruttando la potenza del server remoto e tutti gli applicativi installati su quest’ultimo, non dovendosi più curare della manutenzione del PC locale che può essere benissimo sostituito in un attimo in caso di guasto senza la preoccupazione di un’eventuale perdita dati.

Lo smart working oggi sembra essere il presente di un passato avveniristico che consentirà alle imprese notevoli risparmi sulle infrastrutture consentendogli di intervenire sulle finanze aziendali in maniera favorevole aumentando la produzione ed incrementando i profitti con il minimo dispendio di risorse.

Emergono così nuove metodologie che aumentano la flessibilità nell’interesse della creatività e del benessere cercando di creare valore e innovazione dalla collaborazione intelligente tra persone e tecnologie.

La virtualizzazione è una tecnologia che permette, in poche parole, di separare l’ambiente software dall’hardware (comunemente il PC) usato dai dipendenti in azienda.

Il desktop viene virtualizzato all’interno di un server o di un cluster di server e gli utenti possono accedervi tramite una connessione di rete e usando le credenziali già in loro possesso.

Per di più, l’azienda può scegliere quale sistema operativo virtualizzare, a prescindere dal dispositivo usato dallo staff, permettendo di conseguenza di avere un’esperienza migliore poiché l’hardware usato dal dipendente non è più un vincolo.

Esistono varie tipologie di desktop virtualizzato che offrono, per esempio, un singolo desktop oppure molteplici desktop virtualizzati, macchine virtuali locali oppure hosted virtual desktop.

Ogni impresa può adottare la tipologia di virtualizzazione desktop più adatta a raggiungere gli obiettivi prefissati secondo il budget previsto e in base al numero di dipendenti che vengono coinvolti.

In un mondo sempre più alla ricerca del green e del benessere collettivo, lo smart working con la collaborazione del personale, aiuterà gli imprenditori a ridurre i costi operativi e a ridurre l’impatto sull’ambiente con un cambiamento nella cultura del lavoro, cercando di fornire il quadro necessario per generare processi intelligenti e agili che favoriscano l’efficacia dell’organizzazione e la sua capacità di adattarsi al cambiamento.

Lo smart working si concentra su quattro concetti che assumono una nuova dimensione: spazio, tempo, tecnologia e persone.

Il lavoro non è più limitato ai limiti fisici dell’azienda, a tavoli e sedie ed attività diverse possono richiedere spazi diversi e colleghi diversi, anche in località remote dove l’importante è il compito, non il luogo in cui viene svolto.

L’ufficio in smart working diventa quindi uno spazio collaborativo, dove si condividono le esperienze.

Riorganizzare e automatizzare i processi di lavoro consente di concentrarsi sul progetto, sugli obiettivi e su ciascuna delle attività svolte, indipendentemente da dove e quando vengono affrontate.

Le attività individuali diventano più flessibili e il tempo dedicato al lavoro di squadra può essere dedicato alla creatività e all’innovazione.

La riorganizzazione del lavoro in smart working viene spesso agevolata dai bassi costi di gestione delle linee telefoniche che, un’imprenditore, può decidere di pagare al collaboratore fornendolo anche di una scheda telefonica aziendale per il cellulare consentendo a quest’ultimo telefonate illimitate e partecipazione a gruppi di lavoro grazie a tecnologie come Whatsapp o Telegram, consentendo quindi un continuo flusso di interscambio di informazioni tra la direzione ed il personale amministrativo.

La paura infondata di molti è il mancato controllo sul personale a causa dello smart working, ma quando si hanno obiettivi da raggiungere ed il personale è collegato telefonicamente non è possibile che si abbiano diminuzioni sull’operatività e qualità del lavoro svolto dal collaboratore, anzi, tutto il contrario, in quanto si otterrà sicuramente un’incremento nella produzione e lavorazione dei documenti ed un maggior affiatamento del personale che interagirà maggiormente con il personale dirigente.

Il famoso badge aziendale di cui è solitamente fornito il personale di un’azienda, andrà in soffitta e verrà soppiantato dai log di collegamento del server che contribuiranno alla visualizzazione precisa dell’inizio attività lavorative e termine attività lavorative giornaliere nel rispetto dei contratti di lavoro evitando così anche lo stress che il personale deve subire spostandosi in mezzo al traffico per raggiungere l’azienda ed i costi che a cui il lavoratore è sottoposto mensilmente portando un vantaggio economico per tutte le parti.

Un’azienda potrebbe ridursi al solo personale dirigenziale, una segretaria che comunque potrebbe essere necessaria, trasformando così l’impresa in un ufficio di rappresentanza molto più efficiente ed agile proprio grazie allo smart working che è una metodologia di lavoro molto utilizzata negli Stati Uniti di America da moltissimi decenni.

La tecnologia ha rivoluzionato gli spazi di lavoro, creando modi più efficienti per collaborare; ottimizzare i processi e snellire i progetti. La tecnologia è ciò che consente flessibilità in termini di spazi e tempi di lavoro, ma per essere efficace deve essere sempre allineata alla struttura e al funzionamento dell’azienda.

Le nuove metodologie di lavoro mettono le persone al centro di esse con lo smart working, consentendo di riporre la fiducia e la responsabilità per i compiti nel team.

Il dove e il quando dei compiti diventa meno importante a favore della creatività e dei risultati, potendo decidere le formule di lavoro più adatte a ogni individuo favorendo inoltre la libertà e il benessere dei dipendenti, migliorandone l’impegno, la soddisfazione, la responsabilità e la fidelizzazione che è un fattore crucialmente importante per un datore di lavoro.

Lo smart working si basa sulla fiducia e sulla responsabilità di ogni membro del team traducendosi in un viaggio di trasformazione culturale che implica dare priorità a progetti e risultati, fornendo autonomia, libertà e flessibilità, consentendo a tutti di lavorare quando, dove e come vogliono, concentrandosi sul cliente e sull’utente e lavorando trasversalmente ma con maggiore velocità e precisione.

Il lavoro basato sull’attività è un’evoluzione dello smart working, ma si concentra sull’attività svolta migliorando la collaborazione in team e incoraggiando i dipendenti a scoprire e implementare il modo migliore per lavorare attraverso la progettazione dello spazio, riuscendo a garantire il lavoro di squadra e non più l’individualismo che da sempre è un problema di tutte le realtà lavorative aziendali.

Questo concetto incorpora la conoscenza del comportamento delle persone, poiché raccoglie i dati attraverso sistemi intelligenti computerizzati, dove queste informazioni consentono di rilevare modelli comportamentali e di adattare il lavoro dell’azienda alle mutevoli esigenze dei clienti e dei dipendenti.

I migliori luoghi di lavoro si concentrano sulle esperienze che generano all’interno dello spazio offrendo ai dipendenti scelte su dove lavorare, come lavorare, nonché mobilità e flessibilità.

Le generazioni più giovani preferiscono l’esperienza dello smart working alla proprietà, cercando di connettersi tra loro, creare comunità e condividere esperienze e le aziende dando la priorità al benessere dei propri lavoratori possono solo trarne un vantaggio qualitativo.

In questo senso, lo spazio di lavoro ha molto da contribuire alla trasformazione delle aziende e la concezione e distribuzione degli spazi stessi, così come la scelta degli arredi devono rispondere a questa esigenza di flessibilità e alle specifiche esigenze di ogni azienda e di ogni team.

La versatilità degli arredi consente di creare spazi di concentrazione, socializzazione, comunicazione o dispersione consistendo in varie soluzioni di arredo che consentono la creazione di spazi smart working dando ai dipendenti la possibilità di cambiare postazione di lavoro a seconda delle loro esigenze quotidiane (personal computer fissi, notebook etc).

Gli spazi flessibili in smart working portano a modelli di business flessibili e processi agili e consentendo l’incorporazione di persone molto diverse, garantendo il loro comfort e benessere riuscendo a promuovere la comunicazione e l’innovazione e, in questo senso, l’arredamento diventa un alleato di produttività e talento.

La virtualizzazione ha aperto un mondo nuovo che gli imprenditori devono saper cogliere per rinnovare le proprie attività aziendali ed il proprio business, questa è la chiave per il successo futuro di un’impresa che, se utilizzato per tempo, saprà e potrà portare beneficio a chi ne saprà intravedere gli obiettivi.